Вход в систему
Вход в систему
Главная / Центр поддержки / Предв. запись / Календарь предварительной записи для салона красоты

Календарь предварительной записи для салона красоты

Общая информация

Календарь предварительной записи предназначен для ведения журнала предварительной записи клиентов салона красоты.

Перейти к календарю предварительной записи можно из любого раздела системы, нажав на кнопку «Расписание», расположенную в  основном меню:

001

Для корректной работы календаря предварительной записи должны быть настроены графики работы салона красоты и персонала. Если этого не сделать, то придется вручную каждый день добавлять сотрудников.  О том, как настроить графики, можно прочитать в статье «Настройка графика работы».

Если графики работы не были настроены, то вид страницы календаря предварительной записи аналогичен выходному дню салона, когда не работает ни один из сотрудников:

002

Если необходимо, чтобы сотрудник вообще не отображался в календаре предварительной записи, достаточно снять галочку «Показывать сотрудника в расписании» в его карточке на вкладке «Общая информация» в профиле сотрудника:

003

Если графики работы салона и сотрудников настроены, то откроется страница журнала предварительной записи клиентов, представляющая собой сетку расписания сотрудников за один день:

004

В левой части заголовка страницы располагаются элементы управления, позволяющие осуществлять навигацию по дням. В правой части блоки информации по кассе, выручке, звонкам и визитам:

005

По умолчанию, при переходе в раздел Расписание, всегда открывается текущая дата. Если в процессе работы с календарем предварительной записи была выбрана любая дата, отличающаяся от текущего дня, то в заголовке появляется кнопка, позволяющая мгновенно вернуться в рабочий день:006 Быстро переключение между соседними днями доступно по клику на соответствующие клавиши:007 При клике курсором мыши на дату, на которую в данный момент отображается календарь предварительной записи, появится всплывающее окно с месячным мини-календарем, позволяющим осуществлять быструю навигацию по дням и месяцам.  Чтобы выбрать интересующую дату, достаточно кликнуть курсором мышки на любой день в календаре:

008

Последний элемент управления в заголовке журнала, позволяющий осуществлять навигацию по дате, представляет собой иконку:009При клике на нее, месячный мини-календарь будет постоянно отображаться в левой части расписания, а информационные блоки по кассам, визитам и звонкам теперь располагаются под ним:

010

Для возврата в прежний вид, необходимо нажать на эту же иконку в правой верхней части мини-календаря:

011

В заголовке мини-календаря всегда указана дата, на которую в данный момент отображает календарь предварительной записи. Эта дата выделена в мини-календаре светло- синим квадратиком:

012

Стрелки «Влево» и «Вправо»  позволяют перейти к прошлым/будущим месяцам:

013

Чтобы выбрать интересующий день, достаточно кликнуть курсором мышки на любое число активного месяца. Будние дни имеют белый цвет.  Все выходные и дни “соседних” месяцев имеют серый цвет:

014

Если в процессе работы с календарем предварительной записи была выбрана любая дата, отличающаяся от текущего дня, то под  мини-календарем появляется кнопка, позволяющая мгновенно вернуться в рабочий день:015

В зависимости от разрешения экрана и количества сотрудников, работающих за один день, вид страницы может немного изменяется:  сужаются или расширяются столбцы сотрудников, отведенные на предварительную запись, а так же сокращается или расширяется выводимая информация о визитах клиентов. При увеличении количества сотрудников, столбцы сужаются до тех пор, пока их число не превысит 10, затем появляется горизонтальная полоса прокрутки. Например, вид страницы при 9 сотрудниках, работающих в один день, имеет следующий вид:

016

Имена клиентов и время визита выводится всегда. При наведении курсора мышки на запись о визите отображается более полная информация о визите, включающая ФИО клиента, его телефон, количество и стоимость услуг (в случае их наличия):

017

Добавлять или удалять сотрудников из календаря предварительной записи можно вручную в любой момент, в независимости от настроек графика работы салона и сотрудников.

Для удаления сотрудника из рабочего дня требуется нажать на его имя или фотографию (При ее отсутствии, выводится иконка с инициалами фамилии и имени) и в появившемся меню кликнуть мышкой опцию «Отменить рабочий день»:

018

Если у сотрудника нет никаких визитов, он сразу удаляется из журнала. Если у сотрудника в этот день был хоть назначен или проведен хоть один визит, при попытке удаления сотрудника появится окно предупреждения:

019

Добавить сотрудника в рабочий день можно нажав клавишу «плюс в кружочке» в правом верхнем углу экрана:020 При нажатии появится всплывающее окно, в котором отобразится список доступных сотрудников, отсортированный по должностям.  В этом списке будет присутствовать все неработающие в данный день сотрудники, у которых в профиле стоит отметка, что их можно показывать в расписании. Нужный сотрудник выбирается кликом мышки,  его график работы по умолчанию  устанавливается равным времени работы салона:

021

Можно указать персональный временной график  для  сотрудника. Дополнительные диапазоны добавляются нажатием клавиши «плюс», а удаляются «красным крестиком»:

022

В итоге сотрудник добавляется в расписание сразу же с перерывами.

Редактирование перерывов так же всегда доступно из меню, которое открывается при клике на сотрудника в заголовке расписания:

024

Принцип точно такой же, плюс есть возможность добавить комментарий:

025

Так же из меню сотрудника доступен быстрый переход в его профиль и расписание на неделю:

026

Пункт меню «Расписание на неделю» подробно рассмотрен во второй части статьи, которая называется «Работа с календарем предварительной записи» .

 

Работа с календарем предварительной записи

Календарь представляет собой таблицу, столбцы которой соответствуют работающим в выбранный день сотрудникам, а строки – периодам времени. Период времени по умолчанию равен 20 минутам, его можно изменить в настройках салона. В заголовках столбцов таблицы указаны фамилия, имя, отчество, должность и фотография сотрудника. Изменить эту информацию можно в профиле (карточке) сотрудника. На рабочем поле календаря расположены блоки предварительных записей:

030

Пространство календаря, не занятое блоками предварительных записей, может быть окрашено в один из двух цветов:

  1. Белый цвет – время, доступное для записи
  2. Пустые поля с надписью перерыв  – время, недоступное для записи (например, в случае если сотрудник работает только часть дня или обеденный перерыв)

При наведении курсора на пустое поле появляется подсказка «Новая запись» со временем визита:

031

Для создания новой предварительной записи кликните мышкой на доступную для записи ячейку, соответствующую нужному мастеру и времени. При этом откроется форма нового документа «Новый Визит»:

032

Этим документом оформляются все предварительные записи и последующие визиты клиентов. 

Предварительная запись может быть оформлена на одну услугу (например «Стрижка мужская»), на несколько (например – «Стрижка женская», «Запаивание секущихся кончиков»), а так же на услугу и продажу товара одновременно. При наведении курсора на блок предварительной записи он увеличивается и информация в нем отобразится:

033

Для удаления блока записи из календаря нужно нажать на изображение корзины в его правом нижнем углу:

034

При клике мышкой на сам раскрывшийся блок, появится всплывающее окно, в котором можно отредактировать визит:

035

Если необходимо поменять время предварительной записи или мастера, в рамках одного рабочего дня, достаточно перетащить блок предварительной записи на нужное время или к другому сотруднику. Для перетаскивания блока нужно навести на него курсор мышки в область над именем клиента:

036

При этом курсор мышки изменит свой вид c простого указателя на «курсор с 4 стрелками». Теперь, если зажать левую клавишу мышки блок можно перетаскивать:

037

В момент переноса, на старом месте перетаскиваемого блока предварительной записи остается его полупрозрачный образ, а в столбце, куда блок переносится, появляется подсказка в виде уголка с индикатором времени, с автоматически изменяющимся шагом в 5 минут.

После переноса блока предварительной записи внизу страницы браузера на 5 секунд всплывает подтверждение об успешном переносе визита, в течение которых, при желании, перенос можно быстро отменить, кликнув мышкой на слово «ОТМЕНИТЬ»:

038

Каждому блоку предварительной записи может соответствовать один из трех статусов:

039

  1.  Предварительная запись не подтверждена - блок желтого цвета,
  2.  Предварительная запись подтверждена - блок голубого цвета,
  3.  На основании предварительной записи оформлен (оплачен) визит клиента - блок зеленого цвета.

Если требуется продать клиенту товар, либо сертификат, без оказания какой-либо услуги,  то можно использовать быструю клавишу в правом верхнем углу:040 В этом случае форма документа сразу же будет открыта в режиме продажи товаров, а не услуг:

041

Внимание: Простая продажа товара (сертификата), без оказания услуги, не отображается в календаре предварительной записи.

Более подробная информация о продаже товаров и услуг в статье «Оформление предварительной записи и визита клиента в салон красоты»

Календарь предварительной записи можно переключить в режим отображения недельного расписания для любого сотрудника. Для этого необходимо зайти в меню сотрудника и выбрать пункт меню «Расписание на неделю»:

042

Откроется страница с графиком работы сотрудника за неделю:

043

В этом режиме:

  1. Календарь отображает график работы только одного сотрудника
  2. Дата вверху мини-календаря теперь показывает недельный график, отображаемый в данный момент на экране
  3. На мини-календаре выбор даты осуществляется не по дням, а по неделям.

Для возврата в прежний вид необходимо кликнуть на опцию «Все сотрудники».

В день с текущей датой на календаре предварительной записи всегда присутствует поминутный таймер, в виде красной линии, которая двигается вдоль шкалы времени в течении рабочего дня:

044

Кнопка печати расписания находится в левой части расписания над шкалой времени:

045

При изменении цветовой схемы в настройках салона все элементы сетки расписания остаются прежними. Цвет фона и элементов меняется только у меню и области мини-календаря. Существует две готовые цветовые схемы по умолчанию, синяя и светлая. При переключении на светлую схему, вид календаря предварительной записи приобретает следующий вид:

046

 

Блоки информации по кассе и выручке, звонкам, визитам и администраторам:

В зависимости от настроек отображения, информационные блоки, выводящие данные по дежурным администраторам, визитам, звонкам и кассам, располагаются либо в заголовке журнала предварительной записи:

050

Либо в нижней части экрана, под мини-календарем:

051

В зависимости от определённых условий часть информации может не выводится. Например, если журнал предварительной записи клиентов находится в режиме отображения недельного расписания, данный вообще блок не отображается.

В обычном режиме информация по кассам и визитам отображается всегда:

052

Информационный блок с администраторами отображается только в том случае, если в салоне в работает более одного сотрудника с должностью администратор:

053

Для переключения между администраторами нужно кликнуть мышкой на круглую иконку:

054

При нажатии на имя администратора открывается его профиль.

Блок визитов отображает краткую информацию обо всех визитах за рабочий день:

055

Блок визитов представляет собой информационную строку с цифрами и индикатором прогресса, меняющим цвет и заполнение. Первая цифра обозначает количество успешно обработанных (оплаченных) визитов за рабочий день, последняя – количество всех визитов за день. Цвет индикатора прогресса меняется в зависимости от процента выполнения: от 0 до 49 процентов -  красный, от 49 до 90 - желтый, от 90 до 100 - зеленый.

Например, так может выглядеть блок визитов, когда часть клиентов не пришла:

056

057

По клику на область блока визитов, в новой вкладке браузера будет открыта страница визитов, отфильтрованная по параметрам, соответствующим выводимым цифрам:

058

Блок звонков (Отображается при наличии минимум одного звонка) показывает краткую информацию обо всех звонках, назначенных за рабочий день:

059

Блок представляет собой информационную строку с цифрами и индикатором прогресса, меняющим цвет и заполнение. Первая цифра обозначает количество успешно отработанных звонков за рабочий день, а последняя – количество всех запланированных звонков за день. Цвет индикатора прогресса изменяется по аналогии с блоком визитов. По клику на область блока, в новой вкладке браузера будет открыта страница журнала контактов с клиентами, отфильтрованными по дате и по списку звонков, которые необходимо совершить за сегодняшний день.

Блок кассы выводит информацию по всем кассам и счетам:

060

Если присутствует больше одной кассы/счета , то переключение между ними происходит при клике мышкой по «стрелке слайдера»:

061

Например, при наличии дополнительного расчетного счета с нулевым балансом, и переключении блок кассы примет следующий вид:

062

При клике на любую область блока кассы, справа от него появится всплывающее окно. В нем отображается краткая информация обо всех кассах и счетах за тот день, который в данный момент выбран в расписании:

063

Закрывается это окошко по клику в любую область виджета кассы.

Если во всплывающем окне нажать на клавишу «Перейти к отчету», в новой вкладке браузера будет открыта страница «Движение средств в кассе», с полной информации по всем движениям средств на кассах/счетах за выбранный день:

064

Пройдите обучающий семинар по работе в Арнике

Копысова Ирина

Руководитель отдела по работе с клиентами
«

Наш опыт показывает, что ответы на любые вопросы проще всего получить в ходе обучающего семинара с менеджером.

Просто напишите мне на адрес kia@arnica.pro и мы свяжемся с вами по телефону или скайпу, для того чтобы рассказать о возможностях системы и ответить на Ваши вопросы. Семинар проводится бесплатно и занимает, как правило 30-40 минут »

Остались вопросы?

Наша служба поддержки поможет Вам!

Бесплатный звонок по России

8-800-333-06-53

E-mail: support@arnica.pro

пн-пт 7.00-21.00
сб-вс 7.00-16.00

по московскому времени

Персональный менеджер

Вы можете задать вопрос вашему персональному менеджеру. Его контакты указаны в вашем аккаунте в разделе «Тех. поддержка»


Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.